Beauce-Centre Économique s’engage à protéger tous les renseignements personnels collectés et utilisés dans le cadre de ses activités.
Tous ceux qui travaillent avec Beauce-Centre Économique, pour son compte ou en son nom, sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels et le droit à la vie privée de chaque individu, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela s’applique lors de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation, de la conservation ou de la suppression des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions.
Les renseignements personnels sous la garde ou le contrôle de Beauce-Centre Économique sont créés, collectés, conservés, utilisés, divulgués et supprimés uniquement de manière conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous respectons le droit à la vie privée des individus dont les renseignements personnels sont en notre possession, en accord avec ces exigences.
Les renseignements personnels comprennent toute information ou combinaison d’informations concernant une personne physique ou une personne morale permettant de l’identifier. Cependant, le nom d’un individu ainsi que ses coordonnées professionnelles telles que son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés, indépendamment de leur support ou de leur forme : écrit, graphique, audio, visuel, informatique ou autre.
L’organisation obtient le consentement écrit d’une personne dans les situations suivantes :
L’obtention du consentement pour la collecte de renseignements personnels n’équivaut pas à un établissement de pouvoir pour collecter ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’organisation doit plutôt s’assurer que la collecte de renseignements personnels est directement liée et nécessaire à ses activités réglementaires.
Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis ou créés que dans les conditions suivantes :
Pour déterminer si les renseignements personnels sont directement liés à une activité de réglementation, il faut consulter les politiques qui exigent ou autorisent la collecte de renseignements personnels. Les politiques de l’organisation fournissent des directives et des conseils sur la nécessité de recueillir des renseignements personnels pour permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs. Avant de recueillir ou de créer de nouveaux renseignements personnels, l’organisation doit :
L’organisation recueille ou crée des renseignements personnels destinés à être utilisés à des fins administratives directement auprès de la personne concernée, sauf lorsque :
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par des personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur sont attribuées.
Les informations personnelles détenues par l’organisation ne seront pas divulguées à moins d’obtenir le consentement explicite de la personne concernée, sauf autorisation ou exigence prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Toute personne concernée par cette politique est tenue de :
Nous gardons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour les raisons pour lesquelles nous les avons obtenus. Nous nous engageons à les détruire en respectant la loi et notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous procédons à cette destruction, nous prenons des mesures pour garantir leur confidentialité et empêcher tout accès non autorisé.
L’organisation met en place des actions raisonnables pour garantir que les renseignements personnels restent précis, complets et actualisés, conformément aux objectifs pour lesquels ils sont collectés. Ceci vise à réduire au maximum la probabilité que des informations erronées ou incomplètes soient utilisées pour prendre des décisions affectant directement une personne.
L’organisation a des processus officiels et documentés qui permettent aux individus de demander la rectification de leurs informations personnelles en cas d’erreur ou d’omission perçue.
Nous n’actualisons pas automatiquement les renseignements personnels, sauf si cela s’avère nécessaire pour atteindre les objectifs initiaux de collecte. La précision, la mise à jour et l’exhaustivité des données dépendent des informations fournies lors de la soumission du formulaire de consentement pour la collecte des données.
Nous assumons la responsabilité des renseignements personnels qui nous sont confiés, que ce soit directement en notre possession ou sous la garde de tiers pour des fins de traitement. Nous veillons à ce que ces tiers respectent des normes strictes de confidentialité et de sécurité dans la gestion de ces informations.
La supervision de notre politique de protection des renseignements personnels, ainsi que des processus et des procédures y afférents pour assurer la sécurité de ces renseignements, relève de la responsabilité de notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Notre personnel est informé et formé de manière adéquate sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, afin de garantir une mise en œuvre appropriée.
L’organisation est engagée à assurer la protection des renseignements personnels sous sa responsabilité contre des risques tels que l’accès non autorisé, la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le retrait, en mettant en place des mesures de sécurité raisonnables. Ces mesures englobent une combinaison de techniques, administratives et physiques. La pertinence de ces mesures de sécurité est évaluée en fonction de facteurs tels que la sensibilité, la quantité, la distribution, le format et la méthode de stockage des renseignements à protéger.
Nous avons instauré et continuons de développer des mesures de sécurité rigoureuses pour garantir la stricte confidentialité de vos renseignements personnels. Cela vise à les protéger contre la perte, le vol, et tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisé(e).
Ces mesures incluent des actions organisationnelles telles que la limitation des accès au strict nécessaire, la sauvegarde et l’archivage des données via un système externe, etc. De plus, des mesures technologiques, comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement régulier des mots de passe et l’emploi de pare-feu), sont également mises en place.
L’organisation exige que l’accès aux renseignements personnels soit en fonction des rôles et limité à la quantité minimale de renseignements nécessaires aux fins autorisées.
Nous surveillons activement l’accès et l’utilisation des renseignements personnels afin de détecter rapidement tout accès inapproprié ou non autorisé, en utilisant des méthodes de vérification.
Les fournisseurs de services sont tenus de respecter les obligations juridiques de l’organisation en matière de traitement et de protection des renseignements personnels. Ils sont également soumis à la présente politique de protection des renseignements personnels.
Sous réserve des exceptions prévues par la législation sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit d’accéder à ses renseignements personnels conservés par notre organisation, de les examiner ou d’en obtenir une copie en soumettant une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée de l’organisation.
Nous nous engageons à vous fournir ces informations dans un délai raisonnable à partir de la réception de votre demande écrite. Des frais raisonnables pourraient être appliqués pour le traitement de votre demande.
Dans des situations particulières, il se peut que nous refusions de divulguer les renseignements demandés. Ces exceptions à votre droit d’accès peuvent inclure des situations où les renseignements demandés concernent d’autres individus, lorsque la divulgation est interdite par la loi, pour des raisons de sécurité ou de droits d’auteur, si les renseignements ont été obtenus dans le cadre d’une enquête sur la fraude, si les coûts de divulgation sont prohibitifs, ou si les renseignements font l’objet d’un litige ou sont privilégiés.
Dans le cas où nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, nous pourrions refuser de les communiquer directement et vous demander de les faire transmettre à un professionnel de la santé que vous aurez désigné.
Vous avez également le droit de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels et de demander des modifications si nécessaire. Toute demande de modification sera traitée de manière opportune.
Les demandes d’accès ou de modification des renseignements personnels peuvent être adressées à l’adresse indiquée ci-dessous :
Nom : Daniel Chaîné
Courriel: daniel.chaine@bceconomique.com
Téléphone: 418 397-4354 #222
Pour entrer en contact avec le responsable de la protection des renseignements personnels, veuillez utiliser l’adresse fournie précédemment.
Toute préoccupation liée à la protection des renseignements personnels doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Nous examinerons attentivement toutes les plaintes et, si elles sont jugées justifiées, nous prendrons les mesures nécessaires, pouvant inclure la modification de nos politiques et pratiques, le cas échéant.
L’entreprise favorise les meilleures pratiques et le respect des droits liés à la transparence et à la protection des renseignements personnels de différentes manières :
Si vous estimez, pour quelque raison que ce soit, que l’entreprise n’a pas pleinement respecté ces principes, nous vous encourageons à nous en informer en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous nous engageons à prendre les mesures nécessaires pour identifier et corriger le problème dans des délais raisonnables. Veuillez indiquer comme objet de votre message « Protection de la vie privée ».
La révision de la présente politique est requise à intervalles de trois ans. De plus, elle devra être actualisée en cas de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.
Mise à jour : 11 janvier 2024
